Algemene voorwaarden / Terms and conditions

1. Organisator en toepasselijkheid

1.1. Onder 'Pocketflex' of 'de Organisator' wordt verstaan: Pocketflex Events, gevestigd te Meermanstraat 68, 3031 XP Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78127165.

1.2. Deze voorwaarden gelden voor de aankoop van toegangsbewijzen, tafel- en standboekingen en deelname aan door Pocketflex georganiseerde evenementen en bijbehorende activiteiten. Zij zijn van toepassing op bezoekers, standhouders en overige deelnemers, voor zover de betreffende bepaling op hen betrekking heeft.

1.3. Deze voorwaarden worden vóór het sluiten van de overeenkomst beschikbaar gesteld. Aanvullende voorwaarden die vooraf bij een evenement, boeking of activiteit worden vermeld, maken eveneens deel uit van de overeenkomst.

1.4. Redelijke huis- en veiligheidsregels van Pocketflex en de locatie moeten worden nageleefd. Later bekendgemaakte huisregels mogen niet zonder wettelijke of contractuele grondslag afbreuk doen aan reeds overeengekomen rechten.

1.5. Afwijkingen zijn uitsluitend geldig wanneer schriftelijk overeengekomen. Dwingendrechtelijke bepalingen gaan altijd voor.

2. Boeking, prijzen en betaling

2.1. De overeenkomst komt tot stand zodra Pocketflex of het bevoegde ticketplatform de bestelling of boeking bevestigt. Een aanvraag voor een standplaats geldt pas als geaccepteerd na bevestiging door Pocketflex.

2.2. Consumentenprijzen worden inclusief toepasselijke btw en onvermijdbare kosten per ticket vermeld. Eventuele kosten per bestelling worden vanaf het begin duidelijk aangegeven. Zakelijke standhouderstarieven kunnen exclusief btw worden vermeld, mits dit duidelijk is aangegeven.

2.3. Betaling moet plaatsvinden volgens de betaalwijze en binnen de termijn die bij de bestelling of op de factuur staat vermeld.

2.4. Bij niet-tijdige betaling kan Pocketflex, na een eventuele wettelijk vereiste aanmaning, de boeking opschorten of beëindigen en de gereserveerde capaciteit vrijgeven.

2.5. De koper is verantwoordelijk voor correcte contact- en bestelgegevens. Meld een ontbrekend ticket of een fout in de bevestiging zo spoedig mogelijk bij Pocketflex. Dit beperkt wettelijke rechten niet.

3. Tickets en toegang

3.1. Tickets zijn uitsluitend geldig voor het vermelde evenement, de datum en de ticketcategorie. Toegangstijden en inbegrepen voordelen worden bij het aanbod aangegeven.

3.2. Pocketflex kan tickets controleren en, wanneer redelijkerwijs noodzakelijk, een geldig identiteitsbewijs vragen om bijvoorbeeld leeftijd of een persoonsgebonden ticket te verifiëren.

3.3. Voor tickets voor vrijetijdsevenementen op een bepaalde datum of in een bepaalde periode geldt geen wettelijk herroepingsrecht voor overeenkomsten op afstand.

3.4. Een bezoeker die zelf annuleert, niet verschijnt of slechts een deel van het evenement bezoekt, heeft geen recht op omruiling of terugbetaling, tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist. Artikel 6 blijft van toepassing.

3.5. Overdracht of doorverkoop van tickets is uitsluitend toegestaan volgens de bij aankoop bekendgemaakte overdrachtsvoorwaarden. Vervalste, gemanipuleerde, onbetaalde of reeds gebruikte tickets geven geen recht op toegang.

3.6. Bewaar tickets en toegangscodes zorgvuldig. Pocketflex is niet verantwoordelijk voor misbruik dat aan de tickethouder is toe te rekenen. Bij verlies of diefstal wordt beoordeeld of vervanging mogelijk is na verificatie van de aankoop.

3.7. Pocketflex staat niet in voor de geldigheid van tickets van onbevoegde doorverkopers. Dit laat de eigen wettelijke verplichtingen van Pocketflex onverlet.

3.8. Leeftijdscategorieën, eventuele gratis kindertoegang en regels voor opnieuw betreden worden per evenement vooraf bekendgemaakt. Gratis toegang doet niets af aan de begeleidingsplicht uit artikel 4.

4. Minderjarigen en ouderlijk toezicht

4.1. Bezoekers jonger dan 18 jaar moeten gedurende hun volledige aanwezigheid worden begeleid en voldoende worden begeleid en gecontroleerd door een ouder of wettelijke voogd.

4.2. De ouder of voogd is verantwoordelijk voor het toezicht op de minderjarige, waaronder diens gedrag en aankopen, verkopen, ruiltransacties en andere afspraken met standhouders, exposanten of bezoekers.

4.3. Ouders en voogden moeten ervoor zorgen dat minderjarigen geen transacties aangaan zonder de vereiste toestemming. Bij twijfel over de toestemming, de waarde van een transactie of de leeftijd moet de betrokken verkoper of ruilpartner vóór afronding contact opnemen met de begeleidende ouder of voogd.

4.4. Deze voorwaarden vormen geen algemene ouderlijke toestemming voor transacties. Wettelijke regels over handelingsbekwaamheid, veronderstelde toestemming bij leeftijdsgebruikelijke handelingen en vernietigbaarheid blijven van toepassing.

4.5. Pocketflex is geen partij bij zelfstandige transacties tussen minderjarigen en derden en is daarvoor niet uitsluitend vanwege de organisatie van het evenement verantwoordelijk. Aansprakelijkheid voor eigen handelen of nalaten blijft bestaan voor zover de wet daarin voorziet.

4.6. Pocketflex kan onbegeleide minderjarigen toegang weigeren en bij ontbrekend toezicht passende maatregelen treffen. Pocketflex kan eigen transacties weigeren en standhouders opdragen een transactie niet af te ronden zolang noodzakelijke toestemming ontbreekt.

4.7. De begeleidingsplicht leidt niet automatisch tot onbeperkte aansprakelijkheid van ouders of voogden. Hun eventuele aansprakelijkheid wordt bepaald door de wet.

5. Standhouders, tafelboekingen en assortiment

5.1. Bevestigde tafel- en standboekingen zijn bindend. Bij annulering door een zakelijke standhouder, niet verschijnen of voortijdig vertrek blijft het volledige overeengekomen bedrag verschuldigd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Dwingende rechten van eventuele consumenten blijven onverlet.

5.2. Overdracht, doorverkoop, onderverhuur of het delen van een geboekte stand met een andere onderneming vereist voorafgaande schriftelijke toestemming van Pocketflex. Zonder toestemming blijft de oorspronkelijke standhouder verantwoordelijk voor de boeking.

5.3. Bij een goedgekeurde overdracht regelen partijen hun onderlinge vergoeding zelf, tenzij anders overeengekomen. Pocketflex legt vast wie de boeking overneemt en welke verplichtingen overgaan.

5.4. Pocketflex kan aanvragen vóór acceptatie weigeren vanwege het beursconcept, het assortiment, veiligheid, beschikbare capaciteit, belangenconflicten of bestaande exclusiviteitsafspraken. Dit kan ook concurrerende organisatoren of ondernemingen betreffen. Een reeds bevestigde boeking kan niet uitsluitend op deze grond willekeurig worden ingetrokken.

5.5. Pocketflex bepaalt de indeling. Een specifieke plaats, hoek, aantal open zijden of bezoekersaantal wordt alleen gegarandeerd wanneer dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen. Afgesproken sponsorrechten blijven gelden.

5.6. Standhouders moeten de meegedeelde opbouw-, openings- en afbouwtijden naleven, binnen hun toegewezen ruimte blijven en doorgangen en nooduitgangen vrijhouden.

5.7. Standhouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun voorraad, personeel, betaalmiddelen, verzekering en naleving van fiscale, consumentenrechtelijke en overige wettelijke verplichtingen.

5.8. Namaakproducten, vervalste kaarten, gestolen goederen en misleidend aangeboden producten zijn verboden. Informatie over authenticiteit, conditie, taal, grading, beschadigingen en eventuele aanpassingen moet correct zijn.

5.9. Fanart, custom producten en vergelijkbare artikelen mogen alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van Pocketflex worden aangeboden. Die toestemming vervangt geen toestemming van rechthebbenden en maakt inbreukmakende producten niet toegestaan.

5.10. Pocketflex kan redelijkerwijs om informatie over het assortiment of de authenticiteit vragen en bij een gegrond vermoeden van een overtreding de verkoop laten onderbreken. Ernstige of herhaalde overtredingen kunnen leiden tot verwijdering en beëindiging van deelname, met inachtneming van de wet.

6. Wijziging, verplaatsing, annulering en overmacht

6.1. Pocketflex mag programmaonderdelen, deelnemers, activiteiten, openingstijden of de indeling wijzigen wanneer daarvoor een redelijke organisatorische of veiligheidsreden bestaat.

6.2. Een beperkte wijziging geeft niet automatisch recht op terugbetaling. Bij een wezenlijke wijziging van de overeengekomen prestatie blijven wettelijke rechten op ontbinding, prijsvermindering of terugbetaling bestaan.

6.3. Pocketflex kan een evenement verplaatsen, onderbreken of annuleren wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld door extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, veiligheidsproblemen, stakingen of andere omstandigheden buiten de redelijke invloed van Pocketflex.

6.4. Bij volledige annulering door Pocketflex ontvangt de koper terugbetaling van de bedragen waarop deze wettelijk recht heeft. Bij rechtstreeks of via een officieel verkooppunt gekochte consumententickets omvat dit de ticketprijs en bijbehorende verplichte boekings- of servicekosten.

6.5. Bij verplaatsing naar een andere datum biedt Pocketflex informatie over behoud van de boeking en terugbetaling. Consumenten hoeven een vervangende datum of voucher niet te accepteren wanneer zij recht hebben op terugbetaling.

6.6. Bij volledige annulering wordt ook het aan Pocketflex betaalde bedrag voor niet-geleverde tafel- of standruimte terugbetaald, tenzij met een zakelijke standhouder rechtsgeldig een andere regeling is overeengekomen.

6.7. Pocketflex informeert betrokkenen zo spoedig mogelijk via de beschikbare contactgegevens en officiële kanalen. Terugbetalingen worden binnen een redelijke termijn verwerkt.

6.8. Overmacht sluit een wettelijk recht op terugbetaling niet uit. Eventuele vergoeding van aanvullende schade, zoals reis- en verblijfskosten, wordt afzonderlijk volgens de wet en artikel 8 beoordeeld.

7. Veiligheid en gedrag

7.1. Iedereen moet zich respectvol gedragen. Bedreiging, geweld, intimidatie, discriminatie, fraude, diefstal en ernstige overlast zijn verboden.

7.2. Redelijke aanwijzingen van medewerkers, beveiligers en locatiebeheer moeten worden opgevolgd.

7.3. Wapens, illegale middelen en gevaarlijke of vooraf verboden voorwerpen zijn niet toegestaan.

7.4. Bevoegde medewerkers mogen binnen de wettelijke grenzen veiligheidscontroles uitvoeren. Wanneer noodzakelijke, proportionele controles worden geweigerd, kan toegang worden geweigerd.

7.5. Bij ernstige overtredingen of veiligheidsrisico's kan Pocketflex toegang weigeren of iemand verwijderen. Bij een aan de betrokkene toe te rekenen overtreding bestaat in beginsel geen recht op restitutie, voor zover wettelijk toegestaan.

7.6. Wie door onrechtmatig of verwijtbaar handelen schade veroorzaakt, is daarvoor aansprakelijk overeenkomstig de wet.

7.7. Diefstal, fraude en andere incidenten moeten direct bij de organisatie worden gemeld. Bij geconstateerde diefstal of fraude doet Pocketflex aangifte. Slachtoffers wordt gevraagd eveneens zelf aangifte te doen.

8. Aansprakelijkheid

8.1. Bezoekers en standhouders moeten zorgvuldig omgaan met hun eigendommen, waaronder kaarten, collecties, contant geld, apparatuur en voorraad. Aanwezigheid op het evenement schept geen bewaarnemingsovereenkomst met Pocketflex.

8.2. Pocketflex is niet automatisch aansprakelijk voor verlies, diefstal, schade of letsel. Of aansprakelijkheid bestaat, wordt beoordeeld volgens de wet en de omstandigheden van het geval.

8.3. Pocketflex is niet verantwoordelijk voor zelfstandig handelen van bezoekers, standhouders of andere derden, behalve voor zover hun handelen wettelijk aan Pocketflex wordt toegerekend of Pocketflex zelf tekortschiet.

8.4. Tegenover zakelijke deelnemers is aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste winst en gemiste zakelijke kansen uitgesloten, voor zover wettelijk toegestaan.

8.5. Tegenover zakelijke deelnemers is de aansprakelijkheid voor een gebeurtenis beperkt tot de uitkering van de aansprakelijkheidsverzekeraar, vermeerderd met het eigen risico. Als geen uitkering plaatsvindt, geldt als maximum het door die deelnemer aan Pocketflex betaalde bedrag voor het betreffende evenement, voor zover deze beperking rechtsgeldig is.

8.6. De beperkingen in artikelen 8.4 en 8.5 gelden niet tegenover consumenten. Evenmin beperken deze voorwaarden aansprakelijkheid voor opzet of bewuste roekeloosheid van Pocketflex of haar bedrijfsleiding, of andere aansprakelijkheid die niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten of beperkt.

9. Aankopen, ruilen en diensten van derden

9.1. Aankopen, verkopen, ruiltransacties en andere afspraken met zelfstandige standhouders of bezoekers worden rechtstreeks met die partij gesloten.

9.2. Pocketflex garandeert geen authenticiteit, conditie, waardeontwikkeling of geschiktheid van producten van derden. Deelname van een standhouder betekent niet dat diens assortiment door Pocketflex is gecontroleerd of goedgekeurd.

9.3. Partijen moeten vóór een transactie afspraken maken over product, conditie, prijs en eventuele aanvullende voorwaarden. Misleiding en het bewust uitbuiten van minderjarigen of andere kwetsbare deelnemers zijn verboden.

9.4. Klachten over een product of transactie moeten in eerste instantie bij de betrokken verkoper of ruilpartner worden ingediend. Pocketflex kan een incident onderzoeken of bemiddeling aanbieden, maar wordt daarmee geen partij bij de transactie.

9.5. Voor grading, inzendingen, verzending of andere diensten van externe aanbieders gelden de vooraf bekendgemaakte voorwaarden van die aanbieder. Wanneer Pocketflex zelf contractspartij is, blijven haar eigen wettelijke verplichtingen gelden.

10. Fotografie, video en intellectuele eigendom

10.1. Tijdens evenementen kunnen foto-, video- en geluidsopnamen worden gemaakt voor verslaglegging en promotie.

10.2. Pocketflex verwerkt en publiceert herkenbaar beeldmateriaal uitsluitend met een geldige juridische grondslag en met respect voor privacy- en portretrechten. Waar toestemming nodig is, wordt deze afzonderlijk gevraagd. Aanwezigheid of acceptatie van deze voorwaarden geldt niet als die toestemming.

10.3. Voor minderjarigen worden de toepasselijke regels voor toestemming en vertegenwoordiging gevolgd.

10.4. Verzoeken over beeldmateriaal, waaronder bezwaar, intrekking van toestemming of verwijdering, kunnen worden ingediend via [email protected]. Pocketflex beoordeelt deze volgens de toepasselijke wetgeving.

10.5. Professionele of commerciële opnamen op het evenement vereisen voorafgaande toestemming van Pocketflex, voor zover Pocketflex daaraan rechtmatig voorwaarden mag stellen. Opnamen door bezoekers mogen anderen niet hinderen of hun rechten schenden.

10.6. Logo's, ontwerpen, teksten en promotiematerialen van Pocketflex mogen niet zonder toestemming worden aangepast, commercieel hergebruikt of ingezet om een niet-bestaande samenwerking te suggereren. Materiaal dat expliciet beschikbaar is gesteld om het evenement te promoten, mag binnen de aangegeven gebruiksvoorwaarden worden gedeeld.

11. Privacy

11.1. Pocketflex verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de AVG en overige toepasselijke privacywetgeving.

11.2. Verwerking vindt plaats voor onder meer ticket- en boekingsadministratie, uitvoering van overeenkomsten, evenementorganisatie, veiligheid en communicatie, steeds op een passende juridische grondslag.

11.3. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is, bijvoorbeeld met een ticketdienst, betaaldienstverlener of bevoegde instantie.

11.4. Nieuwsbrieven en andere direct marketing worden uitsluitend verzonden wanneer dit wettelijk is toegestaan. Waar vereist wordt afzonderlijke toestemming gevraagd en afmelden is eenvoudig mogelijk.

11.5. De afzonderlijke privacyverklaring beschrijft onder meer bewaartermijnen, ontvangers, grondslagen en de rechten van betrokkenen en is beschikbaar via privacyverklaring.

12. Gevonden en verboden voorwerpen

12.1. Gevonden voorwerpen kunnen bij de organisatie worden afgegeven en worden behandeld overeenkomstig de wet en de toepasselijke locatieprocedures.

12.2. Pocketflex kan verlangen dat verboden voorwerpen buiten de locatie worden gebracht. Tijdelijke afgifte of bewaring vindt uitsluitend plaats binnen de wettelijke grenzen en met duidelijke afspraken. Deze voorwaarden geven geen algemene bevoegdheid tot inbeslagname.

12.3. Bij vermoedelijk illegale of gevaarlijke voorwerpen kan de politie worden ingeschakeld.

12.4. Pocketflex garandeert niet dat verloren voorwerpen worden teruggevonden. Wettelijke verplichtingen bij feitelijke bewaring blijven bestaan.

13. Klachten en geschillen

13.1. Meld klachten of incidenten zo spoedig mogelijk bij de organisatie of via [email protected], met een duidelijke omschrijving en, indien beschikbaar, het boekingsnummer en relevante bewijsstukken.

13.2. Pocketflex streeft ernaar binnen 14 dagen inhoudelijk te reageren. Als meer tijd nodig is, wordt dit meegedeeld. Een latere melding leidt niet automatisch tot verval van wettelijke rechten.

13.3. Op overeenkomsten met Pocketflex is Nederlands recht van toepassing. Deze rechtskeuze ontneemt consumenten niet de bescherming van dwingende bepalingen die zonder deze rechtskeuze van toepassing zouden zijn.

13.4. Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de toepasselijke bevoegdheidsregels bevoegde rechter. Wettelijke rechten van consumenten om elders te procederen blijven behouden.

14. Slotbepalingen

14.1. Een ongeldige of niet-afdwingbare bepaling tast de overige bepalingen niet aan, voor zover deze zelfstandig kunnen blijven bestaan.

14.2. Nieuwe versies gelden voor nieuwe overeenkomsten vanaf de vermelde ingangsdatum. Een bestaande overeenkomst wordt niet uitsluitend door publicatie van een nieuwe versie gewijzigd.

14.3. De Nederlandse en Engelse versie beogen dezelfde inhoud te hebben. Onduidelijkheden worden uitgelegd volgens de wet; wettelijke uitleg ten gunste van consumenten blijft gelden.

14.4. Voor evenementen buiten Nederland gelden tevens de toepasselijke dwingende lokale regels.

1. Organiser and scope

1.1. "Pocketflex" or "the Organiser" means Pocketflex Events, established at Meermanstraat 68, 3031 XP Rotterdam, the Netherlands, and registered with the Dutch Chamber of Commerce under number 78127165.

1.2. These Terms apply to ticket purchases, table and stand bookings, and participation in events and associated activities organised by Pocketflex. They apply to visitors, vendors and other participants insofar as the relevant provision concerns them.

1.3. These Terms are made available before the agreement is concluded. Additional conditions disclosed in advance for a particular event, booking or activity also form part of the agreement.

1.4. Reasonable venue and event safety rules must be followed. Rules introduced later may not adversely change existing contractual rights without a lawful or contractual basis.

1.5. Exceptions are valid only if agreed in writing. Mandatory legal provisions always take precedence.

2. Bookings, prices and payment

2.1. An agreement is concluded when Pocketflex or its authorised ticket platform confirms the order or booking. Applications for vendor space are accepted only upon confirmation by Pocketflex.

2.2. Consumer prices include applicable VAT and unavoidable charges per ticket. Any charges per order are clearly disclosed from the outset. Business vendor prices may exclude VAT if clearly stated.

2.3. Payment must be made using the payment method and within the deadline specified during ordering or on the invoice.

2.4. In the event of late payment, Pocketflex may suspend or terminate the booking and release reserved capacity after any reminder required by law.

2.5. Buyers are responsible for providing accurate contact and order details. Missing tickets or errors in confirmations should be reported promptly. This does not restrict statutory rights.

3. Tickets and admission

3.1. Tickets are valid only for the specified event, date and ticket category. Admission times and included benefits are stated in the offer.

3.2. Pocketflex may verify tickets and request valid identification where reasonably necessary, for example to verify age or a personalised ticket.

3.3. The statutory withdrawal right for distance contracts does not apply to tickets for leisure events taking place on a specified date or during a specified period.

3.4. Visitors who cancel their attendance, fail to attend or attend only part of an event are not entitled to an exchange or refund unless otherwise agreed or required by law. Article 6 remains applicable.

3.5. Ticket transfers and resale are permitted only in accordance with the transfer conditions disclosed at purchase. Counterfeit, altered, unpaid or previously used tickets do not grant admission.

3.6. Tickets and access codes must be kept secure. Pocketflex is not responsible for misuse attributable to the ticket holder. If a ticket is lost or stolen, replacement will be assessed after verification of the purchase.

3.7. Pocketflex does not guarantee tickets purchased from unauthorised resellers. This does not affect Pocketflex's own statutory obligations.

3.8. Age categories, any free admission for children and re-entry rules are communicated in advance for each event. Free admission does not remove the supervision requirement in Article 4.

4. Minors and parental supervision

4.1. Visitors under the age of 18 must be accompanied and adequately supervised by a parent or legal guardian throughout their attendance.

4.2. The parent or guardian is responsible for supervising the minor, including their conduct and any purchases, sales, trades or other agreements with vendors, exhibitors or visitors.

4.3. Parents and guardians must ensure that minors do not enter into transactions without the necessary permission. Where there is doubt about permission, the value of a transaction or the minor's age, the seller or trading partner must contact the accompanying parent or guardian before completing the transaction.

4.4. These Terms do not constitute blanket parental permission for transactions. Statutory rules on legal capacity, presumed consent for age-appropriate transactions and the right to set aside transactions remain applicable.

4.5. Pocketflex is not a party to independent transactions between minors and third parties and is not responsible for them solely because it organises the event. Liability for Pocketflex's own acts or omissions remains where provided by law.

4.6. Pocketflex may refuse admission to unaccompanied minors and take appropriate measures where supervision is absent. Pocketflex may refuse its own transactions and instruct vendors not to complete transactions while necessary permission is missing.

4.7. The supervision requirement does not automatically impose unlimited liability on parents or guardians. Any such liability is determined by law.

5. Vendors, table bookings and products

5.1. Confirmed table and stand bookings are binding. If a business vendor cancels, fails to attend or leaves early, the full agreed amount remains payable unless otherwise agreed in writing. Mandatory rights of any consumers remain unaffected.

5.2. Transferring, reselling, subletting or sharing a booked stand with another business requires Pocketflex's prior written approval. Without approval, the original vendor remains responsible for the booking.

5.3. For an approved transfer, the parties arrange any payment between themselves unless otherwise agreed. Pocketflex records who takes over the booking and which obligations are transferred.

5.4. Before acceptance, Pocketflex may reject applications based on the event concept, product range, safety, capacity, conflicts of interest or existing exclusivity arrangements. This may include competing organisers or businesses. A confirmed booking may not be arbitrarily withdrawn solely on this basis.

5.5. Pocketflex determines the layout. A particular position, corner, number of open sides or visitor attendance is guaranteed only where expressly agreed in writing. Agreed sponsorship rights remain applicable.

5.6. Vendors must comply with communicated setup, opening and breakdown times, remain within their allocated space and keep aisles and emergency exits clear.

5.7. Vendors are responsible for their stock, staff, payment facilities, insurance and compliance with tax, consumer protection and other legal obligations.

5.8. Counterfeit products, forged cards, stolen goods and misleadingly presented products are prohibited. Information concerning authenticity, condition, language, grading, damage and alterations must be accurate.

5.9. Fan art, custom products and similar items may be offered only with Pocketflex's prior written approval. Such approval does not replace permission from rights holders or authorise infringing products.

5.10. Pocketflex may reasonably request information about products or authenticity and suspend sales where there are reasonable grounds to suspect a breach. Serious or repeated breaches may result in removal and termination of participation, subject to applicable law.

6. Changes, postponement, cancellation and force majeure

6.1. Pocketflex may change programme elements, participants, activities, opening hours or the layout for reasonable organisational or safety reasons.

6.2. Minor changes do not automatically entitle participants to a refund. Statutory rights to terminate the agreement, obtain a price reduction or receive a refund remain available where the agreed service is materially changed.

6.3. Pocketflex may relocate, postpone, interrupt or cancel an event where necessary, including because of extreme weather, government measures, safety concerns, strikes or other circumstances beyond its reasonable control.

6.4. If Pocketflex cancels the entire event, buyers will receive the refunds to which they are legally entitled. For consumer tickets purchased directly or through an official sales channel, this includes the ticket price and associated mandatory booking or service charges.

6.5. If the event is moved to another date, Pocketflex will explain the options for retaining the booking and receiving a refund. Consumers are not required to accept a replacement date or voucher where they are entitled to repayment.

6.6. Upon complete cancellation, amounts paid to Pocketflex for table or stand space that is not provided will also be refunded unless a different arrangement has been validly agreed with a business vendor.

6.7. Pocketflex will notify affected parties as soon as reasonably possible using available contact details and official channels. Refunds will be processed within a reasonable period.

6.8. Force majeure does not remove statutory refund rights. Compensation for additional losses, including travel and accommodation costs, is assessed separately under applicable law and Article 8.

7. Safety and conduct

7.1. Everyone must behave respectfully. Threats, violence, intimidation, discrimination, fraud, theft and serious disruption are prohibited.

7.2. Reasonable instructions from event staff, security personnel and venue management must be followed.

7.3. Weapons, illegal substances and dangerous or previously prohibited items are not permitted.

7.4. Authorised personnel may perform safety checks within legal limits. Refusal of necessary and proportionate checks may result in refusal of admission.

7.5. Pocketflex may refuse admission or remove a person in the event of serious misconduct or safety risks. Where the breach is attributable to that person, there is generally no entitlement to a refund, insofar as legally permitted.

7.6. Anyone causing damage through unlawful or culpable conduct is liable in accordance with applicable law.

7.7. Theft, fraud and other incidents must be reported immediately to event staff. Pocketflex will report established incidents of theft or fraud to the police. Victims are also asked to file their own police report.

8. Liability

8.1. Visitors and vendors must take reasonable care of their belongings, including cards, collections, cash, equipment and stock. Attendance does not create an agreement under which Pocketflex takes custody of those belongings.

8.2. Pocketflex is not automatically liable for loss, theft, damage or injury. Liability is determined by applicable law and the circumstances.

8.3. Pocketflex is not responsible for independent acts of visitors, vendors or other third parties, except where their conduct is legally attributable to Pocketflex or Pocketflex itself fails to meet its obligations.

8.4. In relation to business participants, liability for indirect or consequential losses, lost profits and missed business opportunities is excluded insofar as legally permitted.

8.5. In relation to business participants, liability for an event giving rise to a claim is limited to the amount paid by the liability insurer plus the applicable deductible. If no insurance payment is made, liability is limited to the amount that participant paid to Pocketflex for the relevant event, insofar as this limitation is legally valid.

8.6. The limitations in Articles 8.4 and 8.5 do not apply to consumers. These Terms also do not limit liability arising from intentional misconduct or deliberate recklessness by Pocketflex or its management, or any other liability that cannot lawfully be excluded or limited.

9. Purchases, trades and third-party services

9.1. Purchases, sales, trades and other agreements with independent vendors or visitors are concluded directly with that party.

9.2. Pocketflex does not guarantee the authenticity, condition, future value or suitability of third-party products. A vendor's participation does not mean that Pocketflex has checked or approved its products.

9.3. Before a transaction, the parties must agree on the product, condition, price and any additional terms. Misrepresentation and knowingly exploiting minors or other vulnerable participants are prohibited.

9.4. Complaints about a product or transaction must first be addressed to the seller or trading partner concerned. Pocketflex may investigate an incident or offer mediation without becoming a party to the transaction.

9.5. Grading, submissions, shipping and other services provided by external businesses are subject to the provider's terms disclosed in advance. Where Pocketflex itself is the contracting party, its own statutory obligations remain applicable.

10. Photography, video and intellectual property

10.1. Photographs, video and audio recordings may be made during events for reporting and promotional purposes.

10.2. Pocketflex processes and publishes identifiable images only on a valid legal basis and in accordance with privacy and image rights. Where consent is required, it is requested separately. Attendance or acceptance of these Terms does not constitute such consent.

10.3. Applicable rules on consent and representation are followed for minors.

10.4. Requests concerning images, including objections, withdrawal of consent or deletion requests, may be sent to [email protected]. Pocketflex assesses these requests in accordance with applicable law.

10.5. Professional or commercial recording at the event requires Pocketflex's prior permission insofar as Pocketflex may lawfully impose such conditions. Visitors' recordings must not disrupt others or infringe their rights.

10.6. Pocketflex's logos, designs, texts and promotional materials may not be altered, reused commercially or used to imply a non-existent partnership without permission. Materials expressly supplied for event promotion may be shared within the stated usage conditions.

11. Privacy

11.1. Pocketflex processes personal data in accordance with the GDPR and other applicable privacy legislation.

11.2. Processing purposes include ticket and booking administration, performance of agreements, event operations, safety and communication, each supported by an appropriate legal basis.

11.3. Data is shared only where necessary and lawful, for example with a ticket provider, payment provider or competent authority.

11.4. Newsletters and other direct marketing are sent only where legally permitted. Separate consent is requested where required, and an easy opt-out is provided.

11.5. The separate Privacy Policy explains retention periods, recipients, legal bases and individual rights and is available at Privacy Policy.

12. Lost property and prohibited items

12.1. Found items may be handed to event staff and are handled in accordance with applicable law and venue procedures.

12.2. Pocketflex may require prohibited items to be removed from the venue. Temporary surrender or safekeeping takes place only within legal limits and under clear arrangements. These Terms do not grant a general power of confiscation.

12.3. The police may be contacted regarding suspected illegal or dangerous items.

12.4. Pocketflex does not guarantee recovery of lost property. Statutory obligations arising where items are actually held in safekeeping remain applicable.

13. Complaints and disputes

13.1. Complaints and incidents should be reported promptly to event staff or [email protected], including a clear description and, where available, the booking number and supporting evidence.

13.2. Pocketflex aims to provide a substantive response within 14 days. If more time is needed, the complainant will be informed. A later report does not automatically extinguish statutory rights.

13.3. Agreements with Pocketflex are governed by Dutch law. This choice does not deprive consumers of protection under mandatory provisions that would apply without that choice.

13.4. Disputes are submitted to the court competent under the applicable jurisdiction rules. Consumers retain any statutory right to bring proceedings elsewhere.

14. Final provisions

14.1. If a provision is invalid or unenforceable, the other provisions remain effective insofar as they can operate independently.

14.2. New versions apply to new agreements from the stated effective date. Publication of a new version does not, by itself, amend an existing agreement.

14.3. The Dutch and English versions are intended to have the same meaning. Any ambiguity is interpreted in accordance with applicable law, including statutory rules favouring consumers.

14.4. Events outside the Netherlands are also subject to applicable mandatory local rules.